25.08.2020, 27255 Zeichen

Information zur Hauptversammlung übermittelt durch euro adhoc mit dem Ziel einer europaweiten Verbreitung. Für den Inhalt ist der Emittent verantwortlich.
25.08.2020
VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe FN 75687 f ISIN: AT0000908504 Schottenring 30, Ringturm, 1010 Wien
EINBERUFUNG der am Freitag, dem 25. September 2020, um 11:00 Uhr (MESZ)
in Wien stattfindenden 29. ordentlichen Hauptversammlung
ABHALTUNG ALS VIRTUELLE HAUPTVERSAMMLUNG OHNE PHYSISCHE PRÄSENZ DER AKTIONÄRE
Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz (COVID-19-GesG) und Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung (COVID-19-GesV) Der Vorstand beschloss in Anbetracht der COVID-19-Pandemie, nach sorgfältiger Abwägung zum Schutz der Aktionäre und sonstigen Teilnehmer die neue gesetzliche Regelung einer virtuellen Hauptversammlung in Anspruch zu nehmen.
Die Hauptversammlung der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe am 25. September 2020 wird auf Grundlage von § 1 Abs. 2 COVID-19-GesG (BGBl. I Nr. 16/2020) und der COVID-19-GesV (BGBl. II Nr. 140/2020) unter Berücksichtigung der Interessen sowohl der Gesellschaft als auch der Teilnehmer als "virtuelle Hauptversammlung" durchgeführt.
Dies bedeutet, dass aus Gründen des Gesundheitsschutzes bei der Hauptversammlung der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe am 25. September 2020 Aktionäre (mit Ausnahme der besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß § 3 Abs. 4 COVID-19-GesV) nicht physisch anwesend sein können.
Der Vorstand bittet um Verständnis, dass Aktionäre am 25. September 2020 nicht persönlich zur Hauptversammlung kommen können.
Die Hauptversammlung findet unter physischer Anwesenheit des Vorsitzenden des Aufsichtsrats sowie dessen Stellvertreters, der Mitglieder des Vorstandes, des beurkundenden Notars und der vier von der Gesellschaft bestimmten besonderen Stimmrechtsvertreter in Wien statt.
Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV führt zu Modifikationen im bisher gewohnten Ablauf der Hauptversammlung sowie in der Ausübung der Rechte der Aktionäre.
Die Stimmrechtsausübung, das Recht Anträge zu stellen und das Recht Widerspruch zu erheben, erfolgen ausschließlich durch Vollmachtserteilung und Weisung an einen der von der Gesellschaft vorgeschlagenen besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß § 3 Abs. 4 COVID-19-GesV.
Das Auskunftsrecht kann während der virtuellen Hauptversammlung von den Aktionären selbst im Wege der elektronischen Kommunikation ausgeübt werden, und zwar ausschließlich in Textform per E-Mail direkt an die E-Mail-Adresse der Gesellschaft fragen.vig@hauptversammlung.at.
Übertragung der Hauptversammlung im Internet Die Hauptversammlung wird gemäß § 3 Abs. 4 COVID-19-GesV iVm § 102 Abs. 4 AktG vollständig in Bild und Ton in Echtzeit im Internet übertragen. Eine Anmeldung oder ein Login sind zur Verfolgung der Hauptversammlung nicht erforderlich.
Alle Aktionäre der Gesellschaft können die Hauptversammlung am 25. September 2020 ab 11:00 Uhr unter Verwendung entsprechender technischer Hilfsmittel im Internet unter www.vig.com/hauptversammlung virtuell verfolgen.
Durch die Übertragung der Hauptversammlung im Internet haben alle Aktionäre, die dies wünschen, die Möglichkeit durch diese akustische und optische Einwegverbindung in Echtzeit dem Verlauf der Hauptversammlung zu folgen und die Präsentation des Vorstandes und die Beantwortung der Fragen der Aktionäre zu verfolgen.
Es wird darauf hingewiesen, dass diese Liveübertragung als virtuelle Hauptversammlung keine Fernteilnahme (§ 102 Abs. 3 Z 2 AktG) und keine Fernabstimmung (§ 102 Abs. 3 Z 3 AktG und § 126 AktG) ermöglicht und die Übertragung im Internet keine Zweiweg-Verbindung ist.
Ebenso wird darauf hingewiesen, dass die Gesellschaft für den Einsatz von technischen Kommunikationsmitteln nur insoweit verantwortlich ist, als diese ihrer Sphäre zuzurechnen sind.
Im Übrigen wird auf die Information über die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme gemäß § 3 Abs. 3 iVm § 2 Abs. 4 COVID-19-GesV ("Teilnahmeinformation") sowie auf die Informationen über die Rechte der Aktionäre hingewiesen. Wir bitten die Aktionärinnen und Aktionäre in diesem Jahr um besondere Beachtung dieser Teilnahmeinformation, in welcher auch der Ablauf der Hauptversammlung dargelegt wird.
Tagesordnung
1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses 2019 samt dem Lagebericht, des konsolidierten Corporate Governance-Berichts 2019, des Nachhaltigkeitsberichts 2019 (konsolidierter nichtfinanzieller Bericht), des Konzernabschlusses 2019 samt dem Konzernlagebericht, des Vorschlages für die Gewinnverwendung und des Berichts des Aufsichtsrates (§ 96 AktG).
2. Beschlussfassung über die Verwendung des im Jahresabschluss 2019 ausgewiesenen Bilanzgewinnes.
3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2019.
4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2019.
5. Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021.
6. Wahl in den Aufsichtsrat.
7. Beschlussfassung über die Neufestsetzung der Vergütung an die Mitglieder des Aufsichtsrates.
8. Beschlussfassung über die Vergütungspolitik.
UNTERLAGEN ZUR HAUPTVERSAMMLUNG Die folgenden gemäß § 108 AktG aufzulegenden Unterlagen liegen spätestens ab 04. September 2020 zu den üblichen Geschäftszeiten zur Einsicht der Aktionäre in den Geschäftsräumen am Sitz der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe (die "Gesellschaft"), Schottenring 30, 1010 Wien, auf:
Information über die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme gemäß § 3 Abs. 3 iVm § 2 Abs. 4 COVID-19-GesV ("Teilnahmeinformation"),\nJahresabschluss mit Lagebericht für das Geschäftsjahr 2019,\nKonzernabschluss mit Konzernlagebericht für das Geschäftsjahr 2019,\nBericht des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2019,\nkonsolidierter Corporate Governance-Bericht für das Geschäftsjahr 2019,\nNachhaltigkeitsbericht für das Geschäftsjahr 2019 (konsolidierter nichtfinanzieller Bericht),\nVorschlag für die Gewinnverwendung für das Geschäftsjahr 2019 zum Tagesordnungspunkt 2,\nBeschlussvorschläge zu den Tagesordnungspunkten 2-8,\nUnterlagen für die Wahl in den Aufsichtsrat gemäß § 87 Abs. 2 AktG zum Tagesordnungspunkt 6,\nErläuterungen zu den Tagesordnungspunkten 1, 2 und 5-8, sowie\nVergütungspolitik.\nDiese Unterlagen sowie der vollständige Text dieser Einberufung, das Vollmachtsformular für die vorgeschlagenen besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß § 3 Abs. 4 COVID-19-GesV, das Formular für den Widerruf einer Vollmacht gemäß § 114 AktG, das Frageformular, sowie Informationen über die Rechte der Aktionäre nach den §§ 109, 110, 118 und 119 AktG sind spätestens ab 04. September 2020 auch auf der Internetseite der Gesellschaft www.vig.com unter Investor Relations/Hauptversammlung via direktem Link www.vig.com/hauptversammlung zugänglich.
HINWEIS AUF DIE RECHTE DER AKTIONÄRE GEMÄSS §§ 109, 110, 118 UND 119 AktG Aktionäre, deren Anteile zusammen 5% des Grundkapitals erreichen und die seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber dieser Aktien sind, können schriftlich verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung dieser Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden, wenn dieses Verlangen spätestens am 04. September 2020 der Gesellschaft in Schriftform an VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe, Abteilung VD100, zu Handen Herrn Dr. Philipp Bardas, Schottenring 30, 1010 Wien, zugeht. Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen.
Zum Nachweis der Aktionärseigenschaft genügt bei depotverwahrten Inhaberaktien die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionäre seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber der Aktien sind, und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf. Mehrere Depotbestätigungen über Aktien, die nur zusammen das Beteiligungsausmaß von 5% vermitteln, müssen sich auf denselben Stichtag beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung verwiesen.
Aktionäre, deren Anteile zusammen 1% des Grundkapitals erreichen, können zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform Vorschläge zur Beschlussfassung samt Begründung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge zusammen mit den Namen der Aktionäre, die das Verlangen stellen, samt Begründung und einer allfälligen Stellungnahme des Vorstandes oder des Aufsichtsrates auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Textform spätestens am 16. September 2020 der Gesellschaft entweder per Telefax an +43 (0)1 89 00 500-60 oder per Post an VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe, Abteilung VD100, zu Handen Herrn Dr. Philipp Bardas, Schottenring 30, 1010 Wien, zugeht. Bei einem Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds tritt an die Stelle der Begründung die Erklärung der vorgeschlagenen Person gemäß § 87 Abs. 2 AktG.
Für den Nachweis des Anteilsbesitzes zur Ausübung dieses Aktionärsrechtes genügt bei depotverwahrten Inhaberaktien die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf. Mehrere Depotbestätigungen über Aktien, die nur zusammen das Beteiligungsausmaß von 1% vermitteln, müssen sich auf denselben Stichtag beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung verwiesen (siehe unten).
Über einen Beschlussvorschlag, der gemäß § 110 Abs. 1 AktG bekannt gemacht wurde, ist gemäß § 119 Abs. 2 AktG nur dann abzustimmen, wenn er in der Hauptversammlung als Antrag wiederholt wurde. Es wird darauf hingewiesen, dass das Recht der Aktionäre in der Hauptversammlung Anträge zu stellen, wie unten näher ausgeführt, ausschließlich durch einen der besonderen Stimmrechtsvertreter ausgeübt werden kann.
Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungs­punktes erforderlich ist. Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen oder ihre Erteilung strafbar wäre.
Ausdrücklich wird darauf hingewiesen, dass das Auskunftsrecht gemäß § 118 AktG auch bei der virtuellen Hauptversammlung während der Hauptversammlung von den Aktionären selbst ausschließlich durch Übermittlung von Fragen per E-Mail direkt an die Gesellschaft an die E-Mail-Adresse fragen.vig@hauptversammlung.at ausgeübt werden kann.
Bitte beachten Sie, dass während der Hauptversammlung vom Vorsitzenden angemessene zeitliche Beschränkungen festgelegt werden.
Wir ersuchen unsere Aktionäre aufgrund der außerordentlichen Situation die Fragen vorab in Textform per E-Mail an die E-Mail-Adresse fragen.vig@hauptversammlung.at zu übermitteln. Wir würden uns sehr freuen, wenn diese bis 2 Werktage vor der Hauptversammlung, das ist der 23. September 2020, bei der Gesellschaft eingehen, um eine optimale Vorbereitung sicherstellen zu können. Damit ermöglichen Sie der Gesellschaft eine möglichst genaue Vorbereitung und rasche Beantwortung der von Ihnen gestellten Fragen in der Hauptversammlung.
Bitte bedienen Sie sich des Frageformulars, welches auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.vig.com/hauptversammlung abrufbar ist.
Weitere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Auskunftsrechts der Aktionäre gemäß § 118 AktG werden in der Teilnahmeinformation festgelegt.
Jeder Aktionär ist berechtigt, in der virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV durch seinen besonderen Stimmrechtsvertreter zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen, die keiner vorherigen Bekanntmachung bedürfen. Voraussetzung hierfür ist der Nachweis der Teilnahmeberechtigung und die Erteilung einer entsprechenden Vollmacht an den besonderen Stimmrechtsvertreter im Sinne der Einberufung.
Weitere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Antragsrechts der Aktionäre gemäß § 119 AktG werden in der Teilnahmeinformation festgelegt.
Über einen Antrag zur Wahl einer Person in den Aufsichtsrat kann in der Hauptversammlung nur dann abgestimmt werden, wenn spätestens am 16. September 2020 ein entsprechender Beschlussvorschlag von Aktionären, deren Anteile zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen, der Gesellschaft zugegangen ist. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen für das Einbringen von Vorschlägen zur Beschlussfassung wird auf die diesbezüglichen Ausführungen verwiesen.
Der Aufsichtsrat der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe besteht derzeit aus 10 Mitgliedern, davon 4 Frauen und 6 Männer, sodass die Mindestanforderungen gemäß § 86 Abs. 7 AktG erfüllt sind. Mag. Maria Kubitschek hat ihr Aufsichtsratsmandat mit Wirkung zum Zeitpunkt der Beendigung der Hauptversammlung zurückgelegt. Der Aufsichtsrat soll weiter aus 10 von der Hauptversammlung gewählten Mitgliedern bestehen. In der Hauptversammlung ist daher ein Aufsichtsratsmitglied zu wählen, um die bisherige Anzahl von 10 Aufsichtsratsmitgliedern wieder zu erreichen.
§ 10 Ziffer 2 der Satzung der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe bestimmt, dass der Aufsichtsrat aus 3 bis 10 von der Hauptversammlung gewählten Mitgliedern besteht.
In der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe müssen im Aufsichtsrat mindestens 3 Sitze von Frauen und mindestens 3 Sitze von Männern besetzt sein.
Weitergehende Informationen über diese Rechte der Aktionäre nach den §§ 109, 110, 118 und 119 AktG sind spätestens ab 04. September 2020 auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.vig.com/hauptversammlung zugänglich.
NACHWEISSTICHTAG UND BERECHTIGUNG ZUR TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG GEMÄSS § 111 AktG
Depotverwahrte Inhaberaktien Die Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Aktionärsrechte, die im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am 15. September 2020, 24:00 Uhr (MESZ) (Nachweisstichtag).
Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV und zur Ausübung der Aktionärsrechte ist daher nur berechtigt, wer am Nachweisstichtag Aktionär ist und dies der Gesellschaft nachweist.
Bei depotverwahrten Inhaberaktien genügt für den Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die der Gesellschaft spätestens am 22. September 2020, 24:00 Uhr (MESZ), ausschließlich unter einer der folgenden Adressen zugehen muss:
per Post oder per Boten: VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe Abteilung VD100, zu Handen Herrn Dr. Philipp Bardas Schottenring 30, 1010 Wien\nper Telefax: +43 (0)1 89 00 500-60\nper E-Mail: anmeldung.vig@hauptversammlung.at [anmeldung.vig@hauptversammlung.at] (als eingescannter Anhang - TIF, PDF, etc.)\nper SWIFT: GIBAATWGGMS Message Type MT598 oder MT599; unbedingt ISIN AT0000908504 im Text angeben\nOhne rechtzeitig bei der Gesellschaft einlangende Depotbestätigung kann die Bevollmächtigung eines besonderen Stimmrechtsvertreters nicht wirksam erfolgen. Hinsichtlich der Bevollmächtigung eines besonderen Stimmrechtsvertreters und des dabei einzuhaltenden Verfahrens wird auf die nachstehenden Ausführungen in dieser Einberufung verwiesen.
Depotbestätigung gemäß § 10a AktG Die Depotbestätigung ist vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD auszustellen und hat folgende Angaben zu enthalten:
Angaben über den Aussteller: Name/Firma und Anschrift oder eines im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlichen Codes (SWIFT-Code),\nAngaben über den Aktionär: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum bei natürlichen Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen Personen,\nAngaben über die Aktien: Anzahl der Aktien (ISIN AT0000908504) des Aktionärs,\nDepotnummer bzw. eine sonstige Bezeichnung,\nZeitpunkt oder Zeitraum, auf den sich die Depotbestätigung bezieht.\nDie Depotbestätigung muss sich auf den Nachweisstichtag 15. September 2020, 24: 00 Uhr (MESZ) beziehen.
Soll durch die Depotbestätigung der Nachweis der gegenwärtigen Eigenschaft als Aktionär geführt werden, so darf sie zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein.
Im Sinne des § 10a Abs. 1 letzter Satz AktG wird die Gesellschaft auch Bestätigungen zum Nachweis des Besitzes von Aktien (Depotbestätigungen) entgegennehmen, die von juristischen Personen ausgestellt wurden, welche gemäß tschechischem Recht zur Depotführung hinsichtlich dieser Aktien befugt sind.
Die Depotbestätigung muss in deutscher oder englischer Sprache übermittelt werden. Die Aktien werden durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung bzw. durch Übermittlung einer Depotbestätigung nicht gesperrt; Aktionäre können deshalb über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung bzw. Übermittlung einer Depotbestätigung weiterhin frei verfügen.
BEVOLLMÄCHTIGUNG EINES BESONDEREN STIMMRECHTSVERTRETERS UND DAS DABEI EINZUHALTENDE VERFAHREN Jeder Aktionär, der zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV berechtigt ist und dies der Gesellschaft gemäß den nachfolgenden Bestimmungen in dieser Einberufung nachgewiesen hat, hat das Recht, einen besonderen Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen.
Die Stellung eines Beschlussantrags, die Stimmabgabe und die Erhebung eines Widerspruchs in dieser virtuellen Hauptversammlung der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe am 25. September 2020 kann gemäß § 3 Abs. 4 COVID-19- GesV nur durch einen der besonderen Stimmrechtsvertreter erfolgen.
Als besondere Stimmrechtsvertreter werden die folgenden Personen, die geeignet und von der Gesellschaft unabhängig sind, vorgeschlagen:
(i) Dr. Michael Knap c/o Interessenverband für Anleger, IVA Feldmühlgasse 22, 1130 Wien E-Mail-Adresse knap.vig@hauptversammlung.at
(ii) Rechtsanwalt Dr. Christoph Nauer, LL.M. c/o bpv Hügel Rechtsanwälte GmbH ARES-Tower, Donau-City-Straße 11, 1220 Wien E-Mail-Adresse nauer.vig@hauptversammlung.at
(iii)Notar MMag.Dr. Arno Weigand Untere Donaustraße 13-15/7. OG, 1020 Wien E-Mail-Adresse weigand.vig@hauptversammlung.at
(iv) Rechtsanwalt Dr. Richard Wolf c/o Wolf Theiss Rechtsanwälte GmbH & Co KG Schubertring 6, 1010 Wien E-Mail-Adresse wolf.vig@hauptversammlung.at
Jeder Aktionär kann eine der vier oben genannten Personen als seinen besonderen Stimmrechtsvertreter auswählen und dieser Vollmacht erteilen.
Für die Vollmachtserteilung an die besonderen Stimmrechtsvertreter ist auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.vig.com/hauptversammlung ein eigenes Vollmachtsformular abrufbar, welches zwingend zu verwenden ist.
Für die Vollmachtserteilung, die dazu vorgesehenen Übermittlungsmöglichkeiten und Fristen sind die in der Teilnahmeinformation enthaltenen Bestimmungen zu beachten.
Eine persönliche Übergabe der Vollmacht am Versammlungsort ist ausdrücklich ausgeschlossen.
GESAMTZAHL DER AKTIEN UND STIMMRECHTE (Hinweis gemäß § 120 Abs. 2 Z 1 BörseG) Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft Nominale EUR 132.887.468,20 und ist eingeteilt in 128.000.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesellschaft und ihre Tochterunternehmen halten keine eigenen Aktien. Die Gesamtzahl der teilnahme- und stimmberechtigten Aktien beträgt zum vorgenannten Zeitpunkt 128.000.000.
KEINE PHYSISCHE ANWESENHEIT Wir weisen nochmals ausdrücklich darauf hin, dass bei der Durchführung der kommenden Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung gemäß der COVID-19- GesV weder Aktionäre noch Gäste persönlich zugelassen sind.
Information zur Datenverarbeitung für Aktionäre
Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ihrer Daten Die Gesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten der Aktionäre (insbesondere jene gemäß § 10a Abs. 2 AktG, dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des Aktionärs, gegebenenfalls Aktiengattung, Zeitpunkt oder Zeitraum auf den sich die Depotbestätigung bezieht, Nummer der Stimmkarte sowie gegebenenfalls Name und Geburtsdatum des oder der Bevollmächtigten) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionären ist für die Teilnahme von Aktionären und deren Vertretern an der Hauptversammlung gemäß dem AktG, insbesondere die §§ 111, 113, 114, 117 und 120 AktG, zwingend erforderlich. Die personenbezogenen Daten von Aktionären werden im Zuge der Hauptversammlung insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet: Organisation der Hauptversammlungen, Teilnahme von Aktionären und deren Vertretern an Hauptversammlungen, für die Ausübung von Aktionärsrechten im Rahmen von Hauptversammlungen, Feststellung des Abstimmungsverhaltens, Anlegen eines Anmeldeverzeichnisses, Anlegen eines Teilnahmeverzeichnisses, Anlegen eines Vollmachtsverzeichnisses, Erstellen eines Hauptversammlungsprotokolls, Erfüllung von Compliance-Pflichten einschließlich Aufzeichnungs-, Auskunfts- und Meldepflichten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist somit Artikel 6 (1) c) DSGVO und Artikel 6 (1) f) DSGVO. Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe, Schottenring 30, 1010 Wien. Die Gesellschaft bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer Dienstleistungsunternehmen, wie insbesondere das Zählservice, Notar, Rechtsberater, besonderer Stimmrechtsvertreter und IT-Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Soweit rechtlich notwendig, hat die Gesellschaft mit diesen Dienstleistungsunternehmen eine datenschutzrechtliche Vereinbarung abgeschlossen.
Die besonderen Stimmrechtsvertreter, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht können in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. Die Gesellschaft ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionärsdaten (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch einzureichen (§ 120 Abs. 4 AktG).
Aufbewahrungsdauer Ihrer Daten Die Daten der Aktionäre werden anonymisiert bzw. gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben bzw. verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, und soweit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Unternehmens-, Aktien- und Übernahmerecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht sowie aus Geldwäschebestimmungen. Sofern rechtliche Ansprüche von Aktionären gegen die Gesellschaft oder umgekehrt von der Gesellschaft gegen Aktionäre erhoben werden, dient die Speicherung personenbezogener Daten der Klärung und Durchsetzung von Ansprüchen in Einzelfällen. Im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren vor Zivilgerichten kann dies zu einer Speicherung von Daten während der Dauer der Verjährung zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen. Die Dauer der Verjährung richtet sich insbesondere nach den Bestimmungen des Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuches.
Ihre Rechte Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Wenn dies der Fall ist, können Sie Auskunft über die Daten selbst, den Zweck, die Kategorien, die Empfänger, die Herkunft und die Speicherdauer der zu Ihrer Person von uns verarbeiteten Daten verlangen.
Falls wir Daten zu Ihrer Person verarbeiten, die unrichtig oder unvollständig sind, so können Sie deren Berichtigung oder Vervollständigung verlangen. Sie können auch die Löschung unrechtmäßig verarbeiteter Daten verlangen. Bitte beachten Sie aber, dass dies nur auf unrichtige, unvollständige oder unrechtmäßig verarbeitete Daten zutrifft. Ist unklar, ob die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten unrichtig oder unvollständig sind oder unrechtmäßig verarbeitet werden, so können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten bis zur endgültigen Klärung dieser Frage verlangen. Auch können Sie Ihre Einwilligung jederzeit und ohne Grund widerrufen, um die Weiterverwendung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage einer Einwilligungserklärung erhoben und verwendet werden, zu verhindern.
Sie können die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten Daten, sofern wir diese von Ihnen selbst erhalten haben, in einem von uns bestimmten, maschinenlesbaren Format erhalten oder uns mit der direkten Übermittlung dieser Daten an einen von Ihnen gewählten Dritten beauftragen, sofern dieser Empfänger uns dies aus technischer Sicht ermöglicht und der Datenübertragung weder ein unvertretbarer Aufwand, noch gesetzliche oder sonstige Verschwiegenheitspflichten oder Vertraulichkeitserwägungen von unserer Seite oder von dritten Personen entgegen stehen.
Soweit wir Ihre Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen der Verantwortlichen oder eines Dritten verarbeiten, steht Ihnen überdies ein Widerspruchsrecht zu.
Bei all Ihren Anliegen ersuchen wir Sie, sich an die untenstehend ausgewiesenen Kontaktdaten zu wenden. Um sicherzugehen, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht in falsche Hände geraten, ersuchen wir Sie, bei Übermittlung Ihres Anliegens einen Identitätsnachweis, z.B. eine Ausweiskopie, beizufügen.
Kontakt für datenschutzrechtliche Anliegen VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe z. H. des Datenschutzbeauftragten Schottenring 30 1010 Wien Österreich datenschutz@vig.com
Zudem steht Ihnen das Recht auf Beschwerdeerhebung bei der österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, (dsb@dsb.gv.at [dsb@dsb.gv.at]) offen.
Der Vorstand
Wien, im August 2020

Anhänge zur Meldung: ---------------------------------------------- http://resources.euroadhoc.com/documents/59/12/10545835/0/200...
Emittent: Vienna Insurance Group AG Wiener Versicherung Gruppe Schottenring 30 A-1010 Wien Telefon: +43(0)50 390-22000 FAX: +43(0)50 390 99-22000 Email: investor.relations@vig.com WWW: www.vig.com ISIN: AT0000908504 Indizes: VÖNIX, ATX, WBI Börsen: Wien, Prague Stock Exchange Sprache: Deutsch

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