E-Rechnung: Ab 2027 wird es für Unternehmen ernst ( Finanztrends)

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Die Fristen: Wer muss wann umstellen?

Die Umstellung erfolgt gestaffelt, doch die Uhr tickt. Die wichtigsten Daten im Überblick:

• Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
• Bis 31. Dezember 2026 dürfen Firmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro noch Papier- oder einfache PDF-Rechnungen versenden – aber nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers.
• Bis 31. Dezember 2027 gilt diese verlängerte Übergangsfrist auch für kleinere Unternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro.
• Ab 1. Januar 2028 ist Schluss: Dann müssen alle B2B-Rechnungen als strukturierte E-Rechnung erfolgen.

Was ist eine gesetzeskonforme E-Rechnung?

Ein weit verbreiteter Irrtum: Eine per E-Mail verschickte PDF-Datei ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Gefordert wird ein strukturiertes, maschinenlesbares Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

In der Praxis kommen vor allem zwei Formate zum Einsatz:
* XRechnung: Ein reiner XML-Datensatz, vor allem im Geschäft mit dem Staat bereits Standard.
* ZUGFeRD: Ein Hybridformat, das eine lesbare PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz kombiniert.

Einfache Scans oder Word-Dokumente erfüllen die Anforderungen nicht und sind ab 2028 nicht mehr zulässig.

Die Herausforderung für Mittelstand und Handwerk

Für viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bedeutet die Umstellung einen erheblichen Aufwand. Sie betrifft nicht nur die Buchhaltungssoftware, sondern oft die gesamte IT-Infrastruktur und etablierte Arbeitsabläufe.

Experten raten zu einem strukturierten Vorgehen:
1. Prozessanalyse: Wo werden Rechnungen erstellt, versendet und empfangen? Welche Schnittstellen sind betroffen?
2. Software-Check: Kann die vorhandene Buchhaltungs- oder ERP-Lösung (wie Datev, Lexware oder SAP) die geforderten Formate verarbeiten? Oft sind Updates oder neue Module nötig.
3. Archivierung klären: E-Rechnungen müssen zehn Jahre lang revisionssicher im Originalformat gespeichert werden.
4. Mitarbeiter einbeziehen: Die Teams in Buchhaltung und Einkauf müssen für die neuen Abläufe geschult werden.

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Gibt es Ausnahmen von der Pflicht?

Ja, aber sie sind begrenzt. Von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind unter anderem:
* Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
* Rechnungen an Privatkunden (B2C).
* Kleinunternehmer nach § 19 UStG – sie müssen E-Rechnungen aber empfangen können.

Der nächste Schritt steht bereits fest

Die E-Rechnung ist erst der Anfang. Die Bundesregierung plant langfristig ein elektronisches Meldesystem, ähnlich der EU-Initiative "VAT in the Digital Age" (ViDA). Dabei würden Rechnungsdaten in Echtzeit an die Finanzverwaltung übermittelt, um Steuerbetrug noch wirksamer zu bekämpfen.

Unternehmen, die jetzt in die E-Rechnung investieren, legen also den Grundstein für die nächste Runde der digitalen Steuercompliance. Die verbleibende Zeit bis zum Ende der Übergangsfristen sollte daher konsequent für die Umsetzung genutzt werden.

(03.03.2026)

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